Wydawać by się mogło, że w dobie cyfryzacji papierowa dokumentacja wytwarzana jest sporadycznie, w ograniczonym zakresie. Niespadająca sprzedaż drukarek i tonerów mówi jednak co innego. Wiele osób preferuje pracę na papierowym dokumencie. Taka forma jest też wymogiem prawnym w przypadku licznych transakcji i branż. Nie wszystkie kartki można beztrosko wyrzucić do kosza – do części z nich potrzebna będzie niszczarka.
Niszczarki biurowe – dlaczego są potrzebne?
Ochrona danych ma w Polsce stosunkowo krótką historię, ale powstałe w związku z nią regulacje prawne są bardzo restrykcyjne, a ich przestrzeganie podlega regularnej weryfikacji przez uprawnione do tego organy. Wszystkie dokumenty, na których znajdują się osobowe lub poufne dane klientów, petentów czy pacjentów różnych podmiotów, muszą zatem przed wyrzuceniem zostać starannie zniszczone – w sposób, który całkowicie wyklucza ich odtworzenie, nawet gdyby niepowołane osoby zdobyły dostęp do ścinków.
Konieczność niszczenia dokumentów wynika często także z polityki firmy – oferty, zapisy spotkań z klientami czy relacje z wewnętrznych zebrań, nie powinny trafić do konkurencji czy do mediów. W efekcie większość przedsiębiorstw decyduje się na zakup niszczarki.
Obowiązująca od kilkunastu lat niemiecka norma przemysłowa DIN63399, przyjęta w większości krajów europejskich, pozwala na klasyfikację niszczarek pod względem gwarantowanego przez nie poziomu bezpieczeństwa. Zgodnie z normą wyróżnia się 7 poziomów bezpieczeństwa dla papieru (od P-1 do P-7) oraz odpowiadające im klasy dla innych nośników (np. płyt CD i DVD, kart kredytowych, dysków twardych i USB, kart SSD i chipowych, mikrofilmów). Im wyższa norma, tym większy poziom utajnienia zniszczonej dokumentacji zapewnia dane urządzenie. Za kryterium przyjmuje się m.in. szerokość powstających pasków lub wielkość cząstki, ale także wyłączenie lub uszkodzenie nośnika cyfrowego.
Na co zwrócić uwagę, wybierając niszczarkę biurową?
Zanim zdecydujesz się na zakup niszczarki, warto dowiedzieć się, które parametry są kluczowe dla jej funkcjonowania, a tym samym, na jakie elementy należy zwracać uwagę. Należą do nich przede wszystkim:
- liczba osób, która będzie korzystać z niszczarki: urządzenia przeznaczone dla jednoosobowej firmy i dla dużego biura, będą znacznie różnić się parametrami (przede wszystkim wydajnością i szybkością pracy);
- ilość dokumentów niszczonych jednorazowo: to od specyfiki branży i firmy zależy, jak wiele dokumentów trzeba będzie niszczyć;
- rodzaj niszczonych dokumentów: warto zastanowić się, co najczęściej będzie trafiało do niszczarki – papier, płyty CD a może karty pamięci? W przypadku papieru trzeba dodatkowo wziąć pod uwagę jego gramaturę. Standardowa kartka A4 ma grubość 80 g, ale już foldery czy teczki produktowe mogą mieć powyżej 150 g;
- stopień tajności niszczonych dokumentów: w przypadku notatek pracowniczych nie jest wymagana aż taka dokładność niszczenia jak np. w przypadku dokumentacji medycznej pacjentów. Dla mało istotnych dokumentów mniejsze jest też ryzyko, że ktoś zada sobie trud i spróbuje pozyskać ścinki, a następnie odtworzyć z nich informacje;
- pojemność kosza: tylko pozornie to mało istotny element. Jeśli niszczymy dużo papieru, większy kosz okaże się naprawdę przydatny, ponieważ uchroni nas przed ciągłym bieganiem na śmietnik;
- głośność urządzenia: poziom hałasu generowany przez niszczarkę jest niezwykle istotny. Przyjmuje się, że maksymalna dopuszczalna głośność to 70 dB, choć polecamy znacznie cichsze modele.
Jaka niszczarka do biura?
…
Verotech to polska marka wysokiej jakości sprzętu biurowego. Firma istnieje od niespełna 10 lat, ale jej korzenie sięgają znacznie głębiej. Doświadczenia zgromadzone podczas wieloletniej współpracy z zagranicznymi partnerami, w połączeniu z aspiracjami i ambicjami właścicieli oraz pracowników, umożliwiają dostarczanie użytkownikom funkcjonalnych i spełniających najwyższe standardy sprzętów biurowych – m.in. niszczarek, laminatorów, bindownic.
Ścinkowa niszczarka do dokumentów Verotech VS-120AF wyróżnia się nowoczesnym podajnikiem automatycznym, który minimalizuje liczbę akcji po stronie użytkownika. Wystarczy położyć dokumenty do podajnika – resztę urządzenie zrobi już samo. Jednocześnie do podajnika zmieści się aż 120 kartek. Urządzenie jest niezawodne i trwałe, nie zacina się i nie wciąga papieru, m.in. dzięki systemowi automatycznego usuwania spinaczy. W trybie manualnym niszczarka przyjmuje jednorazowo do 12 arkuszy.
Niszczarkę charakteryzuje wyjątkowo cicha praca – poniżej 55 dB. Nie przeszkadza ona pracownikom biura, nawet jeśli stoi w małym pomieszczeniu i jest intensywnie użytkowana – bez przegrzewania się może pracować nieprzerwanie aż do 60 minut. Wielkość ścinków 4 x 12 mm jest zgodna z zaleceniami RODO. Dodatkowymi atutami są duży kosz o poj. 21 l oraz system diod LED, sygnalizujących użytkownikom istotne informacje.
…
